El off the record es una figura que se emplea en el mundo periodístico para hacer referencia a informaciones que una fuente da a un periodista de forma confidencial o extraoficial. El periodista se compromete a no desvelar la fuente.  Se ampara en el secreto profesional, que viene a ser como el secreto de confesión para un sacerdote. De la misma manera que éste no revela los pecados de sus feligreses, los periodistas no deben revelar la información si así lo pide la fuente. O hacerlo pero sin atribuir el origen. El secreto profesional está regulado en el artículo 20 de la Constitución Española y permite que, incluso ante un juez llegado el caso, el periodista pueda mantener en el anonimato a sus fuentes.

Un claro ejemplo para ilustrarlo es el caso protagonizado en 2005 por el periodista Pedro J. Ramírez tras los atentados del 11-M. El por entonces director de El Mundo, enfrascado en las teorías de la conspiración sobre el origen de los atentados, fue imputado por un delito de desobediencia. El motivo: negarse, amparándose en el secreto profesional, a entregar al juez de la Audiencia Nacional, Juan del Olmo, los papeles del sumario del 11-M que le habían sido filtrados. Ramírez envió carta al juez negándose a aportar lo solicitado, firme en su postura de ‘antes la muerte que la fuente’.

Una figura más común de lo deseable y no exenta de debate

En el ámbito de la comunicación política, el off the record suele ser una práctica común, quizás más de lo deseado. Cuando vemos en las noticias que se citan ‘fuentes cercanas a’, el origen es, sin duda, una filtración de una fuente interesada. Como es obvio, en el periodismo de investigación también es frecuente su uso.

Además, es una práctica no exenta de debate. Entran en liza casi siempre cuestiones de corte deontológico. El periodista debería valorar, cuando acepta un off the record, qué motivación tiene la fuente cuando le revela información confidencial. Es una figura que, mal usada, puede representar riesgos si la fuente trata de ocultar algún delito o estuviera implicada en algún hecho ilícito.

El uso del off the record en gestión de crisis

En comunicación de crisis, la transparencia debe ser siempre uno de los pilares que sustentan la relación de una compañía con sus públicos de interés. Entre ellos, están los medios de comunicación. La transparencia y los off the records, a priori, no casan bien, por mucho que pueda parecer que al revelar información se esté siendo transparente.

Entonces, ¿se debe usar el off the record en comunicación de crisis? En determinadas ocasiones (muy excepcionales) sí resulta muy útil trasladar información reservada a un periodista. Por ejemplo, cuando nos enfrentamos a una crisis corporativa. En este caso, el objeto es contextualizar el episodio crítico. Para que el periodista comprenda los hechos en profundidad, un portavoz (la fuente de la compañía) puede aportar información de corte confidencial.

La metodología para realizar este tipo de encuentros entre el periodista y el portavoz de la empresa (normalmente el director de comunicación o un alto cargo de la misma) pasa, en primer lugar, por dejarle muy claro al periodista antes de cerrar el encuentro los términos del mismo. Se debe hablar claramente, sin tapujos, de las reglas que imperan en todo off the record y que el periodista confirme la aceptación de las mismas. Esto debe ser un requisito indispensable para no asumir riesgos y no encontrarte después publicado lo que no deseabas.

Una vez se produce la reunión, no está de más ‘escenificar’ de nuevo, ante el periodista, que se va a utilizar el off the record. Mediante este recordatorio de los términos y reglas se establecen los cauces para que la conversación fluya con normalidad. Y lo más importante: para que el portavoz de la compañía trate todas las cuestiones que crea pertinentes desde la tranquilidad más absoluta de que lo que cuenta no será revelado. O, en el caso de hacerlo si se le da la autorización al periodista, saber que éste preservará su identidad.

Cuando acaba el encuentro con el periodista, se debe pactar entre las partes (y aquí adquiere mucha relevancia la agencia de comunicación o los asesores) qué se puede contar, qué no, y qué documentación se puede aportar.

Uso perverso del off the record

Debería ser una premisa siempre que el off the record en gestión de crisis no se utilice con fines espurios como tratar de desviar la atención del caso que nos ocupa con informaciones relativas a terceros. Es decir, intentar salvaguardar nuestra reputación dándole al periodista información comprometida de terceros. En este caso, estaría haciéndose un uso perverso de la información y no es lo más recomendable.

Por tanto, como asesores expertos en comunicación de crisis, aconsejamos utilizar esta práctica lo menos posible, solo cuando sea necesario aportar información que ayude a profundizar en el conocimiento de un hecho crítico que afecta a una organización. Y siempre y cuando los términos del encuentro y las reglas estén perfectamente claros para el periodista, para garantizar así que, una vez mantenido el encuentro, la situación de la compañía haya mejorado respecto al punto de partida.